Protocolo de trabajo con autores y editores

Introducción

En Tipográfica hemos diseñado un proceso de edición, corrección y maquetación de manuscritos que consta de cinco etapas, las cuales detallamos más abajo, y que involucran tanto a los autores como a los editores responsables de las publicaciones.

Definiciones

En este documento entendemos por «editor responsable» al encargado de la publicación, generalmente el editor jefe o alguien que puede tomar decisiones de contenido. A su vez, entendemos por «editor técnico» a quien se hace cargo de la edición y corrección del manuscrito; en este caso será siempre Tipográfica.

Preparación del documento

Aunque en la actualidad la oferta de procesadores de texto es amplia, preferimos usar Microsoft Word por lo extendido de su uso. Antes de iniciar el proceso de corrección, todos los manuscritos son llevados a una plantilla de estilos en Word. En el caso de artículos científicos, trabajamos con plantillas especialmente diseñadas. (Hemos explicado el uso de plantillas de Word en otro documento).

Se recomienda trabajar siempre en un formato de archivo con la extensión DOC, pues corresponde a un formato estándar que puede ser abierto en todas las versiones de Microsoft Word disponibles.

El proceso de edición supone una acumulación de versiones del manuscrito hasta conseguir la versión final que pasará a maquetación. Para identificar los archivos Word, usamos una estructura de tres partes: apellido del autor o del primer autor, número de la versión y responsable de la versión (el último que trabajó en ella).

Primera etapa: Corrección y edición del texto

En esta etapa, el editor responsable entrega el manuscrito al editor técnico para que inicie el proceso de edición. Además de los cambios propios de la corrección ortotipográfica y de estilo, este proceso puede arrojar una serie de observaciones que debieran ser atendidas por el editor responsable de la publicación o el autor. Todos los cambios son realizados con la herramienta «Control de cambios» activada.

De esta etapa surgen dos versiones paralelas del manuscrito. La primera versión (manuscrito-01-tpg.doc) muestra todas las correcciones y observaciones realizadas por el editor técnico. Es útil para que los autores y editores responsables verifiquen qué tipo de cambios fueron hechos y, eventualmente, consignen alguna diferencia de criterio. La segunda versión (manuscrito-02-tpg.doc) sólo contiene las observaciones. Aquí, las correcciones fueron dadas por aprobadas para que el autor o el editor responsable atienda, sin distracciones, las observaciones hechas por el editor técnico.

Ambas versiones son enviadas al editor responsable o, en su defecto, directamente al autor cuando el editor responsable así lo prefiera.

Segunda etapa: Revisión del editor responsable o el autor

En esta etapa, el editor responsable o el autor responde a las observaciones hechas por el editor técnico para luego incorporar cambios y, eventualmente, nuevas correcciones. Nuestra recomendación es que este trabajo se haga sobre la segunda versión del manuscrito (manuscrito-02-tpg.doc) y siempre con la herramienta «Control de cambios» activada. Si esto no fuese posible, lo importante es que las modificaciones hechas estén diferenciadas de alguna forma del texto original. No nos sirve una nueva versión del manuscrito. Lo que nos sirve es saber cuáles fueron exactamente las modificaciones hechas por el autor o el editor responsable.

Una vez recibido, el nuevo archivo es guardado por Tipográfica como manuscrito-03-autor.doc y se vuelve a revisar. Si hay nuevas observaciones, se repite el proceso y se suman nuevas versiones del texto (manuscrito-04-tpg.doc, manuscrito-05-autor.doc, manuscrito-06-tpg.doc, etcétera).

Tercera etapa: Consolidación de la versión final del manuscrito

Una vez que el editor responsable o el autor ha atendido todas las observaciones, en Tipográfica nos encargamos de incorporar esos cambios y consolidar un manuscrito definitivo, sin ninguna corrección pendiente. El manuscrito (manuscrito-07-final.doc) está listo para ser maquetado.

Cuarta etapa: Maquetación

El manuscrito es incorporado al flujo del diseño de la publicación. En este etapa es clave contar con los archivos adecuados para incorporar los elementos gráficos del manuscrito en la diagramción del artículo. Esto es especialmente crítico en el caso de las imágenes. El resultado de esta etapa es un archivo PDF que será enviado al editor responsable y al autor para su visto bueno final.

Quinta etapa: Visto bueno

En este etapa el editor responsable y el autor revisan el PDF del artículo tal y como será publicado. Eventualmente, pueden surgir pequeñas modificaciones que deben ser incorporadas de inmediato, de modo de contar lo antes posible con un archivo PDF definitivo. La producción del contenido en otros formatos (XML, epub o mobi) es un etapa posterior e independiente de este proceso de edición.

Diagrama del proceso

Todo el protocolo de trabajo entre Tipográfica, editores responsables y autores está sintetizado en el siguiente diagrama: